19.01.2011 tarih ve 27820 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Tebligat Kanunu ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun" ile Tebligat Kanunu’na eklenen "Elektronik Tebligat" başlıklı 7/a maddesine göre;

‘’Tebligata elverişli bir elektronik adres vererek bu adrese tebligat yapılmasını isteyen kişiye, elektronik yolla tebligat yapılabilir.

Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.

Birinci ve ikinci fıkra hükümlerine göre elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde bu Kanunda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır.

Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.’’

Dolayısıyla, 19.01.2013 tarihinden itibaren sermaye şirketlerine (anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere) elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.

Her ne kadar tebligat yapacak kurumlar arasında yer alan Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Kamu Gözetimi Kurumu, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı gibi kurumlar bu konudaki çalışmalarını devam ettirdiğinden KEP üzerinden e-tebligat yapmaya başlanmamışsa da, çalışmaların tamamlanmasıyla birlikte bu tebligatların başlayacağı göz önünde tutulmalı ve sermaye şirketlerinin e-imza sahibi olmaları gereklidir.

KEP sisteminin kullanımına ilişkin olarak, 6102 sayılı TTK’nın “Beyanlar, Belgeler ve Senetler” başlıklı 1525. maddesinde; “Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18. maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, ihbarlar, ihtarlar, itirazlar ve benzeri beyanlar; fatura, teyit mektubu, iştirak taahhütnamesi, toplantı çağrıları ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder…….’’ denilmektedir.

Bu bağlamda, özetle değinilecek olursa, KEP sistemiyle; resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik olarak gönderilip alınabilecek, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, tebligat, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilecektir. Şirketler ile gerçek kişiler arasında ve kurum içi her türlü yazışma, belge paylaşımı, sözleşme, tebligat, ihtar/ihbar, e-fatura, telefon görüşme dökümleri, banka talimatları, hesap ekstreleri, kredi kartı ekstre gönderimleri, siparişler, ihale teklifleri, e-ticaret işlemleri gibi sayısız alanda kullanılmaya başlanacaktır. Kullanıcılar tarafından istendiği takdirde, iletişimin gizliliği sağlanarak güvenli haberleşme ve elektronik belgelerin güvenli bir ortamda saklanması da KEPHS tarafından verilecek katma değerli hizmetleri ile mümkün olabilecektir.

KEP sistemi, yasalar ve ilgili mevzuata uygun olarak altyapısını kurmuş ve BTK’dan yetki almış kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları (KEPHS) tarafından işletilecektir. KEPHS’lar, ilgili yasal mevzuat ve ikincil düzenlemeler kapsamında, düzenleyici ve denetleyici otorite tarafından denetlenen güven kurumlarıdır. Ülkemizde KEPHS’lar, BTK tarafından denetleneceklerdir.

Ülkemizdeki bir KEPHS, kayıtlı elektronik posta sistemini kuran ve işleten bir anonim şirket veya PTT olabilecektir. Aralık 2013 itibariyle BTK tarafından yetkilendirilmiş 3 KEP Hizmet Sağlayıcısı bulunmaktadır. (PTT KEP, TNB KEP ve TURKKEP)